Vi börjar med att samla in all relevant transportdata – volymer, frekvens, geografier, servicekrav, avvikelsehistorik och nuvarande prisstrukturer. Därefter genomför vi en behovsanalys där vi identifierar vilka tjänster som faktiskt behövs, vilka kostnadsdrivare som finns och var nuvarande avtal inte matchar verksamhetens utveckling. Resultatet blir en tydlig målbild som styr hela upphandlingen och säkerställer att rätt transportlösning upphandlas från början.

Vi bygger datadrivna kostnadsmodeller som visar hur mycket varje del av transportkostnaden påverkas av volymförändringar, ruttmix, emballage, lead times och säsongsvariationer. Modellen ger en transparent bild av dagens kostnadsbas och gör det möjligt att identifiera besparingspotential i prislistor, tillägg, bränsleklausuler och effektivare flöden. Kunden får en konkret prognos över realistiska besparingar innan upphandlingen påbörjas.

Vi tar fram en komplett och professionellt strukturerad RFQ – inkluderande volymdata, ruttspecifikationer, kravställning, SLA, prismodeller, incoterms och serviceförväntningar. Underlagen designas för att transportörerna ska kunna lämna jämförbara och marknadsriktiga offerter. Detta minskar risken för missförstånd, snedvriden prissättning och otydliga tillägg, och skapar en rättvis och datadriven offertprocess.

Baserat på kundens behov och våra marknadsinsikter rekommenderar vi vilka transportörer som ska bjudas in – antingen befintliga leverantörer, nya aktörer eller en kombination. Vi säkerställer att varje aktör har rätt kapacitet, specialisering och geografisk täckning. Efter urvalet skickas underlagen ut, och vi hanterar all dialog för att säkerställa hög kvalitet i inkommande offerter.

När offerterna kommit in analyserar vi dem i detalj genom jämförbara prisanalyser, volymsimuleringar och serviceutvärdering. Vi bryter ner varje prispost, validerar tillägg, granskar bränsleklausuler och identifierar dolda kostnader som påverkar totalen. Utifrån detta skapas en datadriven jämförelserapport som tydligt visar vilka transportörer som levererar bäst kostnadsbild, service och flexibilitet.

Vi leder förhandlingen med målet att optimera både prisnivåer och avtalets struktur. Det inkluderar förhandling om fasta priser, rörliga tillägg, kapacitetsåtaganden, indexeringsmodeller, bonus/malus och servicenivåer. Kunden får en tydlig avtalsrekommendation med dokumenterade fördelar och risker – och stöd hela vägen till signerat avtal. Målet är bästa totalekonomi, inte bara lägsta pris.

Efter signering säkerställer vi en smidig uppstart genom tydliga rutiner, uppdaterade transportinstruktioner, bokningsflöden, integrering av TMS/WMS och utbildning av interna team. Vi säkerställer att alla berörda parter – från transportörer till lagerpersonal – arbetar enligt samma processer från dag ett. Resultatet är en stabil och kontrollerad övergång utan driftstörningar.

Vi följer upp volymer, kostnader, service och avvikelser för att säkerställa att det nya avtalet levererar enligt plan. Genom kontinuerliga uppföljningsmöten och uppdaterade kostnadsanalyser upptäcks både besparingar och risker tidigt. Kunden får löpande insikter som stöttar framtida justeringar, indexhantering och strategiska beslut.