Grunden för en framgångsrik 3PL-upphandling är att förstå vad verksamheten faktiskt behöver – innan man börjar jämföra leverantörer.

I förstudien analyserar vi den befintliga logistiken för att identifiera kostnadsdrivare, flaskhalsar och utvecklingspotential. Syftet är att skapa en faktabaserad bild av nuläget och omvandla den till tydliga krav inför upphandlingen.

Vi kartlägger:

• Orderflöden, kapacitetsutnyttjande och säsongsvariationer

• Kostnadsstruktur: personal, yta, transporter, IT

• Processer, systemintegrationer och datakvalitet

Resultatet blir en kravspecifikation som definierar:

• Servicenivåer och ledtider

• IT-krav och integrationsbehov

• Skalbarhet och flexibilitet

• Rapportering, KPI:er och ekonomisk modell

En väl genomförd förstudie gör att ni kan jämföra 3PL-leverantörer på lika villkor – och säkerställa att valet grundas på strategi och fakta, inte antaganden.

När kraven är fastställda handlar nästa steg om att hitta rätt aktörer på marknaden – och bjuda in dem på rätt sätt.

Vi genomför en riktad marknadsanalys för att identifiera de 3PL-leverantörer som har kapacitet, geografi och kompetens som matchar era behov. Det handlar inte bara om att hitta en leverantör som kan utföra uppdraget, utan en partner som kan utveckla logistiken tillsammans med er över tid.

Vi genomför:

• Marknadsanalys och leverantörskartläggning

• Korta marknadssamtal för att verifiera intresse och kapacitet

• Urval av kandidater baserat på data, erfarenhet och referenser

När urvalet är klart utformas en RFQ (Request for Quotation) där vi definierar volymer, processkrav och servicenivåer i ett strukturerat offertunderlag.

Syftet:
Att säkerställa jämförbara offerter, rätt prissättning och tydliga svar på hur leverantören tänker lösa uppdraget – inte bara vad det kostar.

En professionellt framtagen RFQ skapar tydlighet för båda parter och minimerar risken för missförstånd i den kommande avtalsfasen.

När offerterna är insamlade flyttas fokus från pris till värde. I det här steget handlar det om att bedöma hur väl varje leverantör kan möta era operativa och strategiska mål – inte bara vad de kostar.

Vi utvärderar varje anbud utifrån en tydlig bedömningsmodell där både kvantitativa och kvalitativa faktorer vägs in. Målet är att säkerställa bästa helhetslösning, inte lägsta pris.

Vi analyserar:

• Kapacitet, processer och kvalitet i leveransen

• Ekonomiska villkor och kostnadsstruktur

• IT- och systemförmåga

• Referenser, kultur och förmåga till samarbete

När den slutliga kandidatlistan är fastställd inleds förhandlingsfasen. Här omvandlas anbuden till förutsägbara affärsvillkor och balanserade avtal.

Vi säkerställer:

• Transparent prismodell med tydliga prestationsdrivare

• Klara ansvarsförhållanden och SLA:er

• Möjlighet till skalbarhet och flexibilitet över tid

Resultatet är ett avtal som inte bara reglerar en tjänst – utan etablerar ett partnerskap.

När rätt 3PL-partner är vald handlar nästa steg om att säkerställa ett avtal som skapar långsiktigt värde för båda parter.
I kontraktsförhandlingen förflyttas fokus från offert till risk, ansvar och styrning – och det är här den verkliga affären avgörs.

Vi leder arbetet med att översätta affärsöverenskommelsen till ett operativt hållbart kontrakt. Målet är tydliga villkor som styr prestation, inte byråkrati.

Vi säkerställer att avtalet omfattar:

• Klara roller och ansvarsfördelning

• Servicenivåer, KPI:er och uppföljningsstruktur

• Prismodell och indexering

• Avtalslängd, uppsägningsvillkor och förlängningsoptioner

• Regler för förändring, tillväxt och exit

När förhandlingarna är avslutade genomförs en gemensam signeringsfas där alla parter bekräftar avtalets innehåll och startdatum.

Ett väl förhandlat kontrakt skapar förutsägbarhet, förtroende och en stabil grund för samarbetet – så att båda parter kan fokusera på att leverera resultat från dag ett.

När avtalet är på plats börjar det verkliga arbetet – att översätta kontraktet till en fungerande operation.
En tydlig implementeringsplan och en detaljerad systemspecifikation är avgörande för att driftsättningen ska ske kontrollerat, utan att störa pågående verksamhet.

Vi leder implementeringsfasen tillsammans med kund och vald 3PL-partner för att säkerställa att processer, IT och flöden etableras enligt plan.

Vi tar fram:

• Tidsplan och milstolpar för etablering och go-live

• Ansvarsfördelning mellan kund, 3PL och IT-partner

• Systemspecifikation för integration mellan ERP, WMS och TMS

• Testplan och rutiner för datamigrering och systemvalidering

• Riskbedömning och åtgärdsplan inför driftstart

Under hela implementeringen fungerar vi som länk mellan affär och drift — vi översätter affärskraven till tekniska lösningar och ser till att leveransen håller både tempo och kvalitet.

Målet är en stabil start av 3PL-samarbetet med full kontroll på processer, data och kostnader från dag ett.

Den operativa flytten är det mest intensiva steget i en 3PL-implementering.
Här handlar allt om att säkerställa en kontrollerad övergång – där varje pall, systemintegration och processdel fungerar från första dagen i det nya lagret.

Vi projektleder flytten i nära samarbete med både kund och 3PL-partner för att minimera driftstörningar och säkerställa kontinuitet i leveranserna.

Vi ansvarar för:

• Planering och koordinering av fysisk flytt, utrustning och personal

• Synkronisering av beställningar, inleveranser och pågående order

• Systemtest och verifiering av integrationer inför go-live

• Driftsättning av nya processer, rutiner och KPI-uppföljning

• Onboarding av 3PL-teamet i kundens kultur, mål och arbetssätt

Onboarding handlar inte bara om att starta en ny drift – det handlar om att etablera ett samarbete.
Vi säkerställer att den nya 3PL-organisationen förstår kundens verksamhet, prioriteringar och målbild, så att samarbetet fungerar redan från dag ett.

När det nya 3PL-upplägget är i drift börjar nästa fas – att följa upp, mäta och förbättra.
Ett framgångsrikt samarbete skapas inte vid signering, utan i de första månaderna av operativt samarbete.

Vi deltar aktivt i de inledande uppföljningsmötena mellan kund och 3PL-partner för att säkerställa att avtal, KPI:er och processer fungerar som planerat. Det ger en trygg övergång från projekt till stabil drift och minskar risken för missförstånd i startskedet.

Vi säkerställer:

• Uppföljning av servicenivåer, kostnader och volymer mot avtal

• Justeringar av processer, dataflöden och rapportering vid behov

• Överlämning till interna processägare med tydlig ansvarsfördelning

• Plan för kontinuerlig förbättring och årlig utvärdering av samarbetet

Målet är inte bara att driftsätta en lösning – utan att bygga en struktur som kontinuerligt utvecklas och anpassas efter verksamhetens behov.
När samarbetet fungerar stabilt lämnar NumberDriven över ett fullt fungerande partnerskap, med etablerade rutiner för uppföljning och förbättring.